Une commande arrive, mais personne ne retrouve la pièce. Le problème peut venir du lien manquant entre le stock physique, sa description et son statut de vente. Deux vêtements de même marque et de même taille peuvent présenter une usure ou des accessoires différents. Commencez par identifier chaque pièce et conserver sa fiche tout au long du parcours. Un tableur peut suffire pour démarrer.
1. Garder le même identifiant lors des déplacements
Attribuez une référence unique, par exemple CV-2609-001. Elle reste attachée à la pièce après nettoyage, photographie, déplacement ou retour. Indiquez séparément son emplacement : A-02-03 peut désigner le rayonnage, la tablette et le bac. Si l’emplacement sert aussi d’identité, chaque déplacement oblige à modifier les liens.
Consacrez une ligne à chaque article physique et rattachez ses photos et son lot d’achat à cette référence. Notez la devise des coûts et, lors d’une conversion, la date et le taux utilisés. Ne transmettez à un intervenant que les informations nécessaires à sa tâche.
- Identité : référence de la pièce, lot et justificatifs de provenance.
- Description : catégorie, marque, taille, mesures, état, défauts et accessoires.
- Opérations : emplacement, statut, responsable et dernière mise à jour.
- Gestion : coût d’achat réparti, préparation, dates de réception et de mise en vente, canal et commande.
2. Ne rendre disponible que le stock contrôlé
Distinguez les pièces à contrôler, à préparer, disponibles, réservées, remises au transporteur, retournées à contrôler et retirées de la vente. Une photo ne vaut pas acceptation ; une vente ne prouve pas la prise en charge du colis. Datez chaque changement de statut et indiquez l’opérateur et la commande.
Exemple fictif : un bac contient 24 pièces, dont quatre à nettoyer et deux réservées. Les 18 autres ne deviennent disponibles qu’après validation. En cas de vente sur plusieurs canaux, utilisez un registre principal et mettez à jour les autres disponibilités dès la vente. Une synchronisation automatique suppose de vérifier les interfaces et les autorisations des plateformes.
3. Suivre l’ancienneté et l’attente avant mise en vente
Les jours depuis la réception mesurent l’immobilisation du stock ; les jours depuis la publication mesurent son exposition à la vente. Un écart important invite à regarder les files de contrôle, de préparation ou de photographie avant de baisser le prix. Des groupes de 0–30, 31–60, 61–90 et plus de 90 jours constituent un exemple à adapter à la saison et à la catégorie.
Chaque semaine, contrôlez un échantillon des emplacements souvent utilisés, les retours et les fiches anciennes. Comparez identité, état et emplacement. Bloquez l’affectation en cas d’écart, recherchez le mouvement manquant, puis corrigez avec un motif. Supprimer une ligne inexpliquée masque le problème.
- Pièce introuvable : déplacement, réservation ou expédition non enregistré ?
- Stock lent : attente de préparation, informations incomplètes, prix ou canal inadapté ?
- Retouches répétées : faut-il revoir les critères de réception des achats ?
4. Calculer le surcoût par commande avant de louer
Séparez loyer, trajets, consommables, inventaires, prélèvement, traitement des anomalies et déménagement final. Un box peut fournir de l’espace sans contrôle à la pièce ni préparation des commandes. Précisez qui fait chaque tâche, son tarif et la procédure de restitution du stock.
Exemple : 180 € de frais fixes mensuels supplémentaires et 1,20 € de traitement par commande représentent 4,20 € par commande à 60 commandes mensuelles, contre 2,20 € à 180 commandes. Les taxes et autres frais variables ne sont pas inclus. Comparez ce coût au temps réellement économisé et aux erreurs évitées, sans fixer un seuil universel en nombre de pièces.
5. Partager les mêmes références entre Chine et Europe
Avant le transfert, préparez un manifeste indiquant les références de chaque carton, les pièces non acceptées et les documents manquants. Le destinataire confirme les quantités puis réalise les contrôles convenus. Affectez les manquants, substitutions et dossiers incomplets à un responsable.
Une demande auprès de ColisVinted peut partir de votre tableur, de photos et d’un exemple réel de préparation de commande. Ces éléments permettent de définir les fiches articles et les documents de transmission. Stockage, fréquence des inventaires, prélèvement et retours se conviennent séparément : ce guide ne constitue pas une promesse de logiciel d’entrepôt ou d’intégration automatique.
À mettre en pratique
Reliez identité, emplacement, statut et commande avant de décider d’ajouter de l’espace, du personnel ou un outil.
Définir les fiches articles et les transferts de stock
Références et vérifications
Les sujets s’inspirent de PhotoGlowPro, dont les liens figurent ci-dessous. ColisVinted a rédigé ces guides de manière indépendante pour la revente professionnelle et les flux Chine–Europe ; ce ne sont pas des traductions. Les calculs sont illustratifs. Les règles officielles et la commande concernée déterminent les exigences applicables. Sources consultées et vérifiées le 8 septembre 2026.